Deine Praxis ist voll – und trotzdem braucht sie eine Website

Empfangstresen einer Praxis aus hellem Holz mit Telefon, Notizblock mit Strichliste und einer Tasse Tee

Die Terminliste ist bis ins Frühjahr gefüllt. Auf der Warteliste stehen Namen, die du schon nicht mehr zählst. Neue Anfragen kannst du gerade gar nicht gebrauchen.

Trotzdem klingelt das Telefon, den ganzen Tag. „Habt ihr heute offen?“ „Muss ich etwas mitbringen?“ „Wo kann ich parken?“ „Wie lange ist die Wartezeit?“ Du oder dein Team beantwortet dieselben Fragen zum hundertsten Mal. Und die Behandlung wartet.

Wenn du eine Praxis führst, kennst du das. Und vermutlich denkst du: Eine Website? Dafür habe ich weder Zeit noch Bedarf.

Ich sehe das anders. Eine volle Praxis hat von einer guten Website sogar am meisten. Sie nimmt dir Anrufe ab, erklärt die Warteliste für dich und sorgt dafür, dass bei dir die Anfragen landen, die zu deinem Angebot passen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie das aussieht.

 


 

Praxis ausgebucht: Warum das Telefon trotzdem nicht stillsteht 

Eine volle Praxis löst ein Problem und schafft ein neues. Das neue heißt Telefon.

Stell dir eine Physiotherapeutin vor. Nennen wir sie Anna. Sie hat ihre Praxis vor fünf Jahren eröffnet, mit zwei Behandlungsräumen und einer Kollegin. Heute sind beide Kalender für die nächsten 5 Monate belegt. Das war nie der Plan, aber so ist es gekommen: Die Leute empfehlen sie weiter, die Ärztinnen und Ärzte in der Umgebung kennen sie, und wer einmal bei ihr war, kommt wieder.

Man würde meinen, damit sei alles gut. Und in vieler Hinsicht stimmt das auch.

Aber schauen wir uns Annas Tag an. Zwischen zwei Behandlungen klingelt das Telefon. Die Kollegin hebt ab, weil sonst niemand da ist. Jemand fragt, ob die Praxis auch mittwochnachmittags offen hat. Die Nächste will wissen, ob eine Überweisung nötig ist. Frau Schöndorfer möchte wissen, ob sie mit dem Kinderwagen reinkommt. Dazwischen meldet sich Herr Mayer, der seit Wochen auf der Warteliste steht und fragen möchte, wie lange es noch dauert.

Jedes dieser Gespräche dauert ein, zwei Minuten. Zusammen reißen sie den ganzen Tag in Stücke.

Dazu kommt ein zweites Gefühl, das viele in vollen Praxen kennen: ein nagendes schlechtes Gewissen. Man kann nicht mehr alle aufnehmen. Die Wartezeit ist lang. Manchmal muss man Menschen wegschicken, denen man gern helfen würde.

Die ständigen Anrufe und das schlechte Gewissen haben dieselbe Ursache: Es fehlt ein Ort, an dem alle Antworten stehen.

 

Braucht eine ausgebuchte Praxis eine Website? 

Ja, auch wenn du keine neuen Termine vergeben kannst. Eine Praxis-Website beantwortet Fragen, erklärt die Warteliste und stellt dein Angebot vor, während du und dein Team Zeit für die Menschen haben.

„Ich brauche keine neuen Patienten“ ist ein Satz, der in vielen Praxen fällt. Er stimmt. Wer ausgebucht ist, braucht keine Werbung, keinen Zulauf und keine Kampagne. Eine Website kann aber mehr, als neue Menschen anzulocken: Sie nimmt Arbeit ab.

Hier sind die Einwände, die dazu am häufigsten aufkommen.

Reicht Empfehlung, oder braucht meine Praxis trotzdem eine Website?

Auch wer von einer Freundin oder einer Ärztin an dich verwiesen wird, schaut vor dem Anruf nach. Auf dem Handy, abends, ganz unverbindlich. Die Empfehlung weckt das Interesse, und die Website entscheidet mit, ob daraus ein Anruf wird. Wer dort schon liest, was du anbietest und wie es abläuft, ruft mit passenderen Fragen an.

Darf eine Praxis als Gesundheitsberuf überhaupt eine Website betreiben?

Ja. Die Regeln betreffen den Inhalt: Für Gesundheitsberufe ist eingeschränkt, was auf einer Website stehen darf. Eine Praxis-Website informiert: Wer bist du, was bietest du an, wie erreicht man dich, was passiert beim ersten Termin. Um diese Auskunft geht es in diesem Artikel, in einem Ton ohne Werbesprache. Welche Angaben für deinen Beruf vorgeschrieben oder eingeschränkt sind, klärst du mit deiner Kammer oder deinem Berufsverband. Die Seite baue ich danach auf.

Wie viel Zeit kostet eine Praxis-Website?

Der Aufbau kostet einmal Zeit, danach läuft die Seite mit. Weiter unten rechne ich dir vor, wie viel Zeit dich Telefonanfragen heute schon kosten.

Wer schaut überhaupt auf die Website einer Praxis?

Auch Menschen, die selbst kaum online sind, kommen über andere auf deine Seite: die Tochter, die für ihren Vater einen Termin ausmacht. Wer neu in die Gegend gezogen ist. Die Ärztin, die jemanden an dich weiterempfehlen möchte und kurz nachschauen will, was du anbietest.

 

Was soll eine Praxis-Website eigentlich leisten? 

Sie übernimmt die Auskunft, wenn dein Team gerade behandelt, im Urlaub ist oder Feierabend hat. Eine Praxis-Website funktioniert wie ein Empfangstresen, der immer besetzt ist.

Dort steht, wo ihr seid und wann ihr da seid, wie man einen Termin bekommt, was beim ersten Besuch passiert und was man mitbringen soll. Dort steht auch, was ihr anbietet (und was nicht) und wie es mit der Warteliste aussieht. Das hilft jemandem, der noch nie bei dir war, genauso wie jemandem, der seit Jahren kommt.

 

Welche Fragen am Telefon ständig kommen – und was deshalb auf die Website gehört 

Hand mit Bleistift über einem Zettel mit Strichen, daneben ein Telefon, zum Zählen der Anrufe in der Praxis

Am schnellsten findest du heraus, was auf deine Website gehört, wenn du deinem Telefon zuhörst. Schreib mit deinem Team eine Woche lang mit, warum die Leute anrufen. Du wirst ähnliche Fragen finden. Diese zehn gehören in vielen Praxen dazu:

  • Habt ihr heute oder morgen offen? Wann genau?

  • Wie komme ich zu euch? Gibt es einen Parkplatz?

  • Ist die Praxis barrierefrei, auch mit Kinderwagen oder Rollstuhl?

  • Brauche ich eine Überweisung oder eine ärztliche Verordnung? Oder kann ich einfach so kommen?

  • Was kostet ein Termin? Was zahlt die Kasse, was nicht?

  • Wie lange dauert eine Behandlung?

  • Was muss ich zum ersten Termin mitbringen?

  • Wie sage ich einen Termin ab, und bis wann?

  • Wie lange ist die Wartezeit, und wie komme ich auf die Liste?

  • Spricht bei euch jemand Deutsch und Italienisch?

Nickst du bei drei, vier davon? Dann gehören die Antworten auf eine Seite „Häufige Fragen“, und jede spart dir künftig einen Anruf.

Wie viel Zeit kosten Telefonanfragen im Jahr? Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir an, deine Praxis bekommt pro Tag zwölf Anrufe, bei denen es nur um Öffnungszeiten, Anfahrt oder mitzubringende Unterlagen geht. Jeder dauert im Schnitt zwei Minuten.

Das sind 24 Minuten am Tag. Bei rund 220 Arbeitstagen ergibt das über 5.000 Minuten, also rund 88 Stunden im Jahr. Mehr als zwei Arbeitswochen gehen damit für Fragen drauf, die eine Seite auf deiner Website jederzeit beantworten könnte.

Die Zahlen sind ein Beispiel. Wie viele Anrufe es bei dir sind, findest du mit dem Strichlisten-Test am Ende des Artikels heraus.

 

Kontaktseite einer Praxis: Beispiel vorher und nachher 

So sieht die Kontaktseite in vielen Praxen aus:

 

Vorher

Kontakt

Physiotherapie Muster Musterstraße 1, 39000 Musterort Tel. 0471 000 000 E-Mail: info@physio-muster.it

Termine nach Vereinbarung.

Alle Angaben stimmen. Beantwortet ist damit fast nichts.

 

Nachher

So erreichst du uns

Wir sind von Montag bis Donnerstag von 8 bis 17 Uhr und freitags bis 13 Uhr für dich da. Am besten erreichst du uns telefonisch zwischen 8 und 9 Uhr oder zwischen 13 und 14 Uhr. In dieser Zeit sitzt jemand am Telefon und nicht in der Behandlung.

Erster Termin

Bitte bring zum ersten Termin deine ärztliche Verordnung (falls vorhanden), bequeme Kleidung und ein Handtuch mit. Die erste Behandlung dauert etwa 45 Minuten, weil wir uns zuerst Zeit für ein Gespräch nehmen.

Anfahrt und Parken

Direkt vor dem Haus gibt es drei Parkplätze, weitere findest du hundert Meter weiter am Dorfplatz. Die Praxis ist ebenerdig und mit Kinderwagen oder Rollstuhl gut erreichbar.

Termin absagen

Wenn du nicht kommen kannst, gib uns bitte bis spätestens 24 Stunden vorher Bescheid. Dann können wir den Termin an jemanden von der Warteliste weitergeben.

Sprachen

Wir behandeln auf Deutsch und auf Italienisch. Parliamo anche italiano.

 

Die zweite Version ist kaum länger und beantwortet fast alles, was am Telefon gefragt wird. Man spürt auch, dass hier jemand an die Menschen gedacht hat, die kommen.

Die konkreten Angaben (Verordnung, Absagefrist und so weiter) hängen von deiner Praxis und deinem Beruf ab. Das Beispiel zeigt nur, wie viel Auskunft auf eine einzige Seite passt.

 

Wie sorgt die Praxis-Website für Anfragen, die zum Angebot passen? 

Indem sie genau beschreibt, was du anbietest.

Auch in einer vollen Praxis kommen Anfragen, die nicht zu deinem Angebot passen. Jemand sucht eine Behandlung, die du nicht machst, oder erwartet einen anderen Ablauf. Diese Gespräche kosten dich Zeit und bringen den Anrufenden wenig. Die Website kann vorsortieren, wenn sie sagt, was du machst.

Dafür helfen vier Dinge:

  • Schwerpunkte benennen. „Ich behandle vor allem Rücken- und Nackenbeschwerden und begleite Menschen nach Operationen“ sagt mehr als „Physiotherapie für alle Beschwerden“. Wer dazu passt, erkennt sich sofort wieder.

  • Den Ablauf einer Behandlung beschreiben. Wer weiß, was kommt, ist entspannter und fragt weniger am Telefon.

  • Sagen, was du nicht anbietest. „Wir bieten keine Hausbesuche an“ oder „Kinderphysiotherapie machen wir nicht, dafür empfehlen wir dir gern eine Kollegin“ spart allen Zeit.

  • Deine Arbeitsweise zeigen. Ein kurzer persönlicher Text über dich und dein Team, mit echten Fotos. Zu jemandem, den man schon ein wenig kennt, geht man lieber.

Wer dann anruft, hat sich schon ein Bild gemacht. Die Gespräche werden kürzer, und beide Seiten wissen, worauf sie sich einlassen.

 

Wie erklärt man die Warteliste auf der Website? 

Heller, leerer Behandlungsraum einer Physiotherapie-Praxis mit Liege am Fenster und frischen Handtüchern

Eine Warteliste zeigt, dass deine Arbeit gefragt ist. Die meisten Menschen haben Verständnis, wenn sie früh wissen, woran sie sind. Schwierig wird es erst, wenn niemand etwas dazu sagt. Dann bleibt Unsicherheit, und die zeigt sich in Anrufen, in Nachfragen oder darin, dass jemand sich woanders einen Termin sucht und sich nie wieder meldet.

Die Website kann das auffangen. Vier Angaben reichen:

  • Wie lange ist die Wartezeit ungefähr? Du musst dich nicht festlegen. „Derzeit rechnen wir mit etwa sechs bis acht Wochen“ hilft mehr als Schweigen.

  • Wie komme ich auf die Liste? Ein kurzes Formular oder eine feste Telefonzeit. Am besten beides.

  • Was passiert danach? „Wir melden uns, sobald ein Termin frei wird, in der Regel per Anruf oder Nachricht.“

  • Wohin kann ich mich bei dringenden Beschwerden wenden? Dieser Hinweis gibt Menschen das Gefühl, nicht allein gelassen zu werden.

Ein Beispieltext könnte so klingen:

Aktuell sind wir ausgebucht.

Das tut uns leid, und es ist uns nicht egal. Derzeit liegt die Wartezeit bei etwa sechs bis acht Wochen. Wenn du dich auf unsere Warteliste setzen lässt, melden wir uns, sobald ein Termin frei wird.

Bei akuten Beschwerden wende dich bitte an deine Hausärztin oder deinen Hausarzt oder an die Erste Hilfe.

Danke für deine Geduld.

Ein solcher Text zeigt Respekt vor den Menschen, die auf dich warten. Sie fühlen sich gesehen, auch wenn sie noch keinen Termin haben.

 

Ausgebuchte Praxis: Angebot schärfen und Schwerpunkte setzen 

Wenn deine Praxis voll ist, hast du etwas, das anderen fehlt: Du darfst entscheiden, wie es weitergeht. Du musst nicht jede Anfrage annehmen und nicht alles anbieten. Du kannst überlegen, was dir Freude macht und wo du am besten bist.

Zwei Fragen helfen dir dabei.

Was möchtest du mehr machen?

Vielleicht ist es die Begleitung nach Operationen. Oder die Arbeit mit Sportlerinnen und Sportlern. Oder die Behandlung chronischer Rückenschmerzen. Was immer es ist: Wenn du mehr davon willst, muss es auf deiner Website stehen. Sonst weiß niemand davon.

Was möchtest du weniger machen?

Das ist die schwierigere Frage. Welche Behandlungen kosten dich Kraft, ohne dich zu erfüllen? Welche Anfragen passen nie so richtig? Wenn du das für dich beantwortest, kannst du es auf der Website auch sagen. Stück für Stück wird deine Praxis dann zu dem, was du dir wünschst.

Dieser Abschnitt gilt vor allem für Praxen, die ihr Angebot selbst gestalten können: Physiotherapie, Psychotherapie, Logopädie, freiberufliche oder private ärztliche Praxen. Wer in einem Rahmen mit vorgegebenen Patientenzahlen und Zuweisungen arbeitet, etwa als Hausärztin oder Hausarzt, nutzt die Website vor allem zur Entlastung des Empfangs. Auch dafür taugt sie gut.

 

Was erwarten Kolleginnen und Kollegen auf der Website deiner Praxis? 

Auch Menschen aus Medizin, Therapie, Geburtshilfe und Apotheken lesen deine Website mit. Wer jemanden zu dir schickt, will sich auf deine Praxis verlassen können und schaut oft kurz nach: Was bietet sie an? Wie arbeitet sie? Wird dort die Sprache gesprochen, die der Patient braucht? Ist die Praxis gut erreichbar?

Findet sich dazu nichts, fällt die Empfehlung leichter auf eine Praxis, über die man mehr weiß.

Meist wollen Kolleginnen und Kollegen nur wenig wissen:

  • Welche Schwerpunkte und Qualifikationen hast du?

  • Mit welchen Beschwerden oder Anliegen arbeitest du?

  • Wie läuft die Zusammenarbeit ab, etwa bei Überweisungen oder Rückfragen?

  • Gibt es eine direkte Nummer oder Mailadresse für Fachleute?

  • In welchen Sprachen wird behandelt?

Auch das ist reine Information. Dafür genügt eine kurze Seite „Für Kolleginnen und Kollegen“ oder ein Abschnitt auf der „Über mich“-Seite.

 

Praxis-Website: Terminbuchung, Datenschutz, Sprachen und Handy 

Diese Fragen tauchen bei Praxis-Websites regelmäßig auf.

Brauche ich eine Online-Terminbuchung?

Nein, ein Muss ist sie nicht. Gerade wenn du ausgebucht bist, kann sie mehr Aufwand machen als sparen, weil du Kalender pflegen, die Wartezeit einstellen und Absagen verwalten musst. Oft reicht ein kurzes Formular für Rückrufbitten: Name, Telefonnummer, Wunschzeit für den Rückruf. Du rufst zurück, wenn du Zeit hast, und das Telefon bleibt ruhig.

Darf ein Kontaktformular Gesundheitsdaten abfragen?

Am besten nicht. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb fragt ein Formular auf der Website nur das Nötigste ab: Name, Telefonnummer, Wunschzeit. Beschwerden und Diagnosen gehören ins persönliche Gespräch. Wie du das datenschutzrechtlich sauber aufsetzt, klärst du mit deiner Datenschutzberatung. Ich baue das Formular danach auf.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Website einer Praxis?

Das hängt von deinem Beruf ab. Üblich sind Angaben zur Person und zur Praxis (Name, Anschrift, Steuerdaten), die Berufsbezeichnung samt Eintrag im jeweiligen Berufsverzeichnis und eine Datenschutzerklärung. Welche davon für dich gelten, klärst du mit deiner Kammer oder deinem Berufsverband und deiner Steuerberatung.

Muss eine Praxis-Website zweisprachig sein?

Muss nicht, sollte aber in Südtirol zumindest für die wichtigsten Seiten. Hier rufen Menschen auf Deutsch und auf Italienisch an, und eine Website in nur einer Sprache lässt einen Teil davon außen vor.

Worauf kommt es am Handy an?

Viele Menschen schauen am Handy nach. Die Telefonnummer muss antippbar sein, die Öffnungszeiten stehen gleich oben, die Adresse öffnet sich mit einem Fingertipp im Kartenprogramm. Wer dreimal zoomen muss, um die Nummer zu lesen, ruft nicht an.

Wie bleiben Öffnungszeiten und Hinweise aktuell?

Eine kleine Seite lässt sich leichter aktuell halten als eine große. Falsche Öffnungszeiten oder ein Hinweis auf die Urlaubsvertretung vom letzten Sommer kosten Vertrauen. Lieber fünf Seiten, die stimmen, als zwanzig, die niemand pflegt.

 

Wie viele Seiten braucht eine Praxis-Website? 

Vier bis fünf Seiten reichen für den Anfang:

  • Startseite: Wer du bist, was du anbietest, wie man dich erreicht. Alles Wichtige auf einen Blick.

  • Angebot: Was du machst und für wen, mit Platz für deine Schwerpunkte.

  • Über dich und das Team: Echte Fotos, ein paar persönliche Sätze.

  • Praxisinfos und häufige Fragen: Alle Antworten, die sonst am Telefon gegeben werden.

  • Kontakt: Erreichbarkeit, Anfahrt, Formular für Rückrufbitten.

Bei Bedarf kommen eine Seite für die Warteliste und ein Bereich für Kolleginnen und Kollegen dazu. Du baust das einmal auf, und es arbeitet über Jahre mit. Während du behandelst.

Plane für die Fotos einen eigenen Termin ein, am besten außerhalb der Behandlungszeiten, damit niemand im Bild sitzt, der nicht darauf sein möchte. Beauftrage dafür eine Fotografin oder einen Fotografen. Wie lange so ein Shooting für Teamfotos, Eingang und Behandlungsraum dauert, weiß deine Fotografin. Die Bilder kannst du jahrelang verwenden. Solltest du niemanden kennen, kann ich gerne weiterhelfen.

Was kostet eine Praxis-Website?

Das hängt von der Seitenzahl, den Texten, den Fotos, der Zweisprachigkeit und Funktionen wie einer Terminbuchung ab. Eine Zahl nenne ich hier nicht, weil sie ohne dein konkretes Angebot nichts aussagt. Wie sich der Preis einer Website zusammensetzt, erkläre ich in einem eigenen Artikel.

 

Wie sieht der Praxisalltag mit einer guten Website aus? 

Aufgeräumter Schreibtisch am Fenster mit Laptop, Notizbuch und Kaffeetasse, Blick auf grüne Hügel am Morgen

Stell dir vor, wie es in einem halben Jahr aussehen könnte.

Das Telefon klingelt noch, aber seltener. Und wenn jemand anruft, beginnt das Gespräch mit „Ich habe auf eurer Seite gelesen, dass ihr einen Schwerpunkt bei Rückenbeschwerden habt. Das ist genau, was ich suche!“ Der Mensch am anderen Ende weiß schon, wer du bist. Du kannst gleich zum Wesentlichen kommen.

Frau Höllriegl fragt nach einem Termin für ihren Vater. Sie hat gelesen, dass die Praxis ebenerdig ist, dass man parken kann und dass die erste Behandlung 45 Minuten dauert. Sie hat sich ein gutes Gefühl geholt, bevor sie angerufen hat.

Eine Ärztin aus der Nachbarschaft empfiehlt dich weiter. Sie hat auf deiner Seite nachgeschaut, was du anbietest, und weiß, bei welchen Beschwerden sie jemanden zu dir schicken kann.

Die Menschen auf der Warteliste wissen, wie lange es ungefähr dauert und wohin sie sich bis dahin wenden können. Sie sind nicht vergessen, und das merken sie.

Du musst nicht mehr jedem einzeln erklären, wie deine Praxis funktioniert. Die Website macht die Vorarbeit. Du behandelst, du hörst zu, du bist da. Und das Telefon klingelt für die Gespräche, die wirklich ein Gespräch brauchen.

 

Infobox: So findest du in einer Woche heraus, was dich das Telefon kostet 

Der Telefon-Strichlisten-Test

  1. Leg am Empfang oder neben dem Telefon einen Zettel bereit.

  2. Mach bei jedem Anruf einen Strich in die passende Zeile: Öffnungszeiten, Anfahrt und Parken, Was muss ich mitbringen, Kosten und Kasse, Warteliste, Termin absagen oder verschieben, Sonstiges.

  3. Schreib dazu, wie lange ungefähr gesprochen wurde.

  4. Zähl nach einer Woche zusammen.

Das Ergebnis zeigt dir zwei Dinge:

  • Welche Fragen sich so oft wiederholen, dass sie auf deine Website gehören.

  • Wie viele Minuten deines Tages dafür draufgehen. Nimm den Wochenwert mal 44 Arbeitswochen, und du hast deine Jahreszahl.

 

Dazu ein kurzer Check für deine bestehende Website:

  • ☐ Stehen Öffnungszeiten und Erreichbarkeit gleich oben?

  • ☐ Ist die Telefonnummer am Handy antippbar?

  • ☐ Steht dort, was beim ersten Termin passiert und was man mitbringen soll?

  • ☐ Gibt es eine Seite mit häufigen Fragen?

  • ☐ Wird die Warteliste erklärt, inklusive ungefährer Wartezeit?

  • ☐ Sieht man echte Fotos von dir und deinem Team?

  • ☐ Steht dort, auf welche Beschwerden oder Anliegen du dich spezialisiert hast?

  • ☐ Ist die Seite zweisprachig oder zumindest die wichtigsten Infos?

  • ☐ Sind Öffnungszeiten und Hinweise aktuell?

  • ☐ Funktioniert alles auf dem Handy?

Wenn du bei der Prüfung mehr als vier Häkchen vermisst hast, lohnt sich ein Blick auf die Website-Fehler, die Therapeutinnen Anfragen kosten, denn viele davon sind mit wenigen Handgriffen behoben.

 

Häufige Fragen zur Praxis-Website 

 

Dein nächster Schritt: Deine Praxis-Website kostenlos prüfen lassen 

Vielleicht hast du beim Lesen gemerkt, dass deine Praxis-Website noch nicht alles beantwortet. Das ist dein Startpunkt.

Du musst ja nicht alles auf einmal umsetzen. Oft reicht es, mit den fünf, sechs Fragen zu beginnen, die am häufigsten am Telefon kommen, dazu ein paar echte Fotos und ein paar ehrliche Sätze darüber, wie du arbeitest.

Wenn du wissen willst, wo deine Website heute steht, schaue ich sie mir gern für dich an. Kostenlos und unverbindlich. Du bekommst einen Blick von außen und weißt danach, wo du ansetzen kannst.

 
 

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Warum sich bei dir niemand bewirbt – und was deine Website damit zu tun hat